เคยเป็นป่าวคะ เราทำงานยุ่งทั้งวัน แต่พอหมดวันกลับพบว่าเราไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอันซักอย่าง แล้วที่ยุ่งๆ ไปนี่คืออาไล อยากถาม (ตัวเอง) จุง แง่วๆ
ไปอ่านเจอบทความนี้มาค่ะ เค้าพูดถึงวิธีเพิ่มประสิทธิภาพให้ตัวเอง อ่านแล้วก็จริงตั้งหลายอย่าง เลยเอามาแบ่งปันกันนะคะ เอามาปรับใช้กับงานเขียนได้ (จริงๆปรับใช้ได้กับทุกงานแหละ แฮ่..) เพราะที่สุดแล้วเราก็มี 24 ชม.เท่ากันทุกคน คนที่พัฒนาตัวเองให้มีประสิทธิภาพมากกว่าก็จะทำงานได้สำเร็จมากกว่านะคะ
มาดูวิธีที่เค้าแนะนำกันค่ะ^^
1. อย่าใช้ประโยค "เดี๋ยวค่อยทำ"
คนที่ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ จะตัดสินใจทันทีว่าจะเอายังไงกับเรื่องหรืองานที่เข้ามา จะทำ จะทิ้ง หรือมอบหมายต่อให้คนอื่นก็ว่าไป
ตัดสินใจให้มั่นๆ ไม่ใช่วันนี้ทำเอง พรุ่งนี้ให้คนอื่น วันอื่นกลับมาทำเองอีกเลยไม่เสร็จซ้ากทีค่าา
2. เตรียมให้พร้อมสำหรับพรุ่งนี้
พวกเขาจบงานในแต่ละวันด้วยการวางแผนว่าพรุ่งนี้จะทำอะไร ซึ่งได้ประโยชน์สองต่อค่ะ คือการทบทวนว่าวันนี้ทำอะไรสำเร็จแล้วบ้าง และ วางแผนต่อไปว่าจะทำอะไรต่อในวันรุ่งขึ้น
“For every minute spent organizing, an hour is earned." –Benjamin Franklin
อันส่วนตัวคิดว่ามีประโยชน์มากกๆๆ เพราะว่าตอนนี้ชีวิตเราแต่ละคนก็ล้วนยุ่งเหยิงแต่ละวัน ถ้าไม่วางแผนดีๆ เดวจะลืมนู่น ลืมนี่ ลืมนั่น ในที่สุดอะไรๆ ก็ไม่เสร็จซักอย่าง (อีกเหมือนเดิม)
3. ทำเรื่องยากก่อน ในตอนต้นของวัน
ทำ to-do-list ออกมา ใส่เรื่องที่เราไม่ชอบทำในรายการแรกๆ ในตอนท้ายของวันเราจะได้ทำในสิ่งที่ชอบและสร้างแรงฮึดในวันถัดไป (เหมือนกินก๋วยเตี๋ยว แล้วเก็บลูกชิ้นไฮไลท์ไว้กินตอนสุดท้ายยังยังงั้น)
อีกอย่างเคยได้ยินว่าตอนเช้าหัวเรามักแล่นกว่าตอนอื่น ทำเรื่องยากๆ ตอนเช้า หัวที่แล่นช่วยให้ใช้เวลาน้อยลงด้วยค่ะ^^
4. จัดลำดับความสำคัญ
อย่าใช้เวลากับสิ่งที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญมากเกินไป จนทำให้เราไม่มีเวลาทำในสิ่งที่สำคัญจริงๆ
อันนี้หลินคิดว่าสำคัญมากๆ อีกอย่าง เคยอ่านเจอว่าคนเก่งๆ ระดับโลก เค้าจะไม่ทำอะไรที่ไม่สำคัญกับเค้าเลย เช่น เรื่องการแต่งตัว เราจะเคยเห็นว่าเค้าจะแต่งตัวเหมือนกันทุกวันๆ (ไม่ช่ายใส่ชุดเดิมน้า) จะได้ไม่ต้องเสียเวลาคิด เอาเวลาที่จะคิดเรื่องเล็กๆ น้อยๆ เรื่องนี้ไปคิดเรื่องที่สำคัญสำหรับเค้าจริงๆ ดีกว่าประมาณนั้น
5. ประชุมอย่าเยิ่นเย้อ
การประชุมส่วนใหญ่โครตกินเวลา และได้ประสิทธิภาพน้อยเมื่อเทียบกับเวลาที่เสียไป อย่าเสียเวลากับการประชุมจนล่วงเลยจากกำหนดการเลิก ตั้งกำหนดเวลาเลิกเอาไว้ให้ชัด บอกกับที่ประชุมหรือหัวหน้าแต่เนิ่นๆว่าเรามีเรื่องต้องทำต่อหลังจากกำหนดเลิกประชุม หากว่าการประชุมเยิ่นเย้อจนเลยเวลา จะได้มีข้ออ้างออกมาได้
และหากว่าคุณเป็นคนนำการประชุม ก็ประกาศไปเลยว่าจะเลิกประชุมเวลานี้และเลิกตามที่พูด ซึ่งจะทำให้ผู้ร่วมประชุมมีความสนใจในเนื้อหาที่ประชุมมากขึ้น
ถ้าทำแบบนี้ในออฟฟิสได้ทุกครั้งถือว่าเทพมากๆ ไม่ใช่เรื่องง่ายเลยนะแต่ทำได้แล้วจะมีประโยชน์มากๆ
6. รู้จักพูด "ไม่"
เมื่อถึงเวลาควรปฏิเสธเป็นค่ะ เรื่องที่เราทำไม่ได้ อย่าลังเลที่จะปฏิเสธ และเอาให้ชัด คำว่า ผมเกรงว่า..., ฉันไม่แน่ใจ.... อันนี้ไม่ได้ค่ะ คนฟังจะงงว่าตกลงเราจะเอายังไง และที่สำคัญเป็นการบอกตัวเราเองด้วยค่ะ เพื่อที่เราจะได้โฟกัสกับงานที่เหลือของเรา
7. เช็คอีเมล์เป็นเวลา
อย่าให้อีเมล์มาขัดจังหวะการทำงานค่ะ และจะดียิ่งกว่าหากว่าจัดลำดับการตอบด้วย อันไหนสำคัญตอบเลย อันไหนยังรอได้รอก่อน เอาไว้ให้งานที่อยู่ในมือเสร็จก่อน จะกลับมาจัดการ
หลินเสริมว่ารวมทั้ง Line และ facebook ด้วยค่ะ เพราะหลินก็เป็นว่าตั้ง notification ไว้ พอเสียงดัง ตึ๊งๆๆ ทำอะไรอยู่ต้องรีบวางแล้วเข้าไปดู ทั้งที่บางครั้งเป็นเรื่องไม่สำคัญ เช่น forward Line ตลกๆ ซึ่งไม่จำเป็นต้องรีบอ่านแต่พอเราแวะมาดู ทำให้เสียสมาธิในการทำงานตอนนั้นไปค่ะ
8. อย่าทำหลายงานในเวลาเดียวกัน
มีงานวิจัยจาก Stanford University ว่าการทำหลายๆงานในเวลาเดียวกันมีประสิทธิภาพต่ำกว่าการทำงานให้เสร็จเป็นเรื่องๆไป ลองสังเกตให้ดีจะพบว่าสมองเราคิดได้เป็นเรื่องๆไป การสลับคิดไปมามันเสียสมาธิ
หลินใช้วิธีว่าตั้งเป้าว่า 1 ชม.นี้จะทำเรื่องนี้ ก็พยายามทำเรื่องนี้ให้ครบค่ะ พอถึงเวลาก็เลิกไม่ว่าจะเสร็จหรือไม่เสร็จแล้วไปทำอย่างอื่่น อย่างที่วางแผนไว้ล่วงหน้า
9.หายตัวไปบ้าง
เมื่อถึงเวลาที่ต้องใช้สมาธิและความคิดสร้างสรรค์ หายตัวไปคิดงานบ้างก็ได้ เพื่อไม่ให้มีสิ่งแวดล้อมอันไม่พึงประสงค์มาขัดจังหวะรบกวนเรา แต่ว่าไม่ใช่หายไปแบบไม่มีใครรู้ บอกใครคนใดคนหนึ่งที่สนิทกันไว้ว่าจะติดต่อคุณได้ยังไง เผื่อว่ามีเรื่องด่วนเข้ามา
10.มอบหมายงานเป็น ให้คนอื่นช่วยบ้าง
เราไม่ได้เก่งไปซะทุกอย่างนะ ยอมรับความจริงเถอะ ในเวลาที่มีจำกัด จงอย่าทำงานที่ไม่ถนัด เพราะมันกินเวลาและกินความพยายาม ส่งต่อให้คนอื่นที่เชี่ยวชาญกว่าเราทำซะ แล้วคุณก็จงมุ่งมั่นทำงานที่คุณกำลังทำอยู่
จริงที่สุดค่ะ หลินเคยพยายามทำกราฟฟิคเอง ทั้งๆ ที่ไม่ถนัด ทำอยู่นานนนนน ในที่สุดก็เสร็จแต่ไม่สวย ใช้ไม่ได้ ต้องไปจ้างเค้าทำอยู่ดี แล้วทำไมไม่จ้างทำตั้งแต่ต้นฮะ สรุปเสียเวลาและเสียเงิน แทนที่จะเสียเงินอย่างเดียว T_T
11. ใช้เทคโนโลยีช่วยงาน
เทคโนโลยีเป็นดาบสองคม มันทำให้เราทำงานช้าลงได้หากว่าเราติดมันมากเกินไป Line ทั้งวัน ออน facebook ทั้งคืน แต่เราใช้มันเป็นให้เราเป็นนายมัน มันก็ช่วยให้เราทำงานคุ้มเวลามากขึ้น เช่นกรองอีเมล์ขยะ จัดลำดับความสำคัญ เตือนเมื่อมีอีเมล์สำคัญหรืออีเมล์จากคนที่เรารออยู่เข้ามา ใช้เป็นออแกไนเซอร์ก็ยังได้ เราจะได้ไม่ต้องเสียเวลามาเช็คโทรศัพท์อยู่บ่อยๆ
ลองดูนะคะ ถึงแรกๆ จะทำไม่ได้ทุกข้อ ค่อยๆ ปรับกันไปค่า
หลิน
ที่มา
http://www.entrepreneur.com/article/248063 แล้วมาเพิ่มความเห็นส่วนตัวเข้าไปค่ะ^^
